ADMINISTRASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL

 IDENTIFIKASI APLIKASI PERKANTORAN BERBASIS DIGITAL  DESA MLILIR KECAMATAN BANDUNGAN KABUPATEN SEMARANG “SISTEM PELAYANAN ADMINISTRASI DESA (SIPADES)”

A.    Latar Belakang Identifikasi Masalah

Administrasi kependudukan di Indonesia memiliki peranan penting dalam pembangunan, dengan adanya administrasi kependudukan membantu mengetahui tentang data-data penduduk dan informasi yang sesuai dengan kondisi penduduk. Sebagai Warga Negara Indonesia Negara Kesatuan Republik Indonesia wajib untuk memberikan perlindungan dan pengakuan identifikasi pribadi, dan status hukum dari setiap peristiwa demografis dan peristiwa besar yang dialami oleh penduduk di dalam atau di luar wilayah Negara Kesatuan Republik Indonesia. Sehingga sangat penting bagi pemerintahan untuk mengelola data kependudukan. Untuk mewujudkan administrasi kependudukan yang baik, setiap orang berhak menerima pelayanan yang baik, cepat dan mudah. Namun sayangnya saat ini masih terdapat beberapa instansi yang belum mampu untuk mengelola data kependudukannya secara optimal.  Pemerintah pelru meningkatkan kesadaran masyarakat untuk mendukung pembangunan sistem administrasi kependudukan guna meningkatkan pelayanan terhadap publik ( Endang Amalia:2017).

Pelayanan publik yaitu segala bentuk pelayanan yang diberikan oleh instansi pemerintah berupa barang dan / atau jasa pada pusat, daerah dan badan usaha milik negara atau badan usaha milik daerah, dalam lingkup penyelenggaraan undang-undang (KEPMENPAN No. 63 Tahun 2011). Sedangkan menurut (Hardiyansyah:2011) pelayanan publik adalah Melayani keperluan orang baik masyarakat atau organisasi yang memiliki kepentingan pada organisasi atau instansi, sesuai dengan aturan pokok dan tata cara yang ditentukan dan ditujukan untuk memberikan kepuasan kepada penerima layanan. Selanjutnya menurut Bab 1 Pasal 1 Ayat 1 UU No. 25 Tahun 2009, yang dimaksud dengan pelayanan publik adalah kegiatan atau rangkaian kegiatan dalam rangka pemenuhan kebutuhan pelayanan sesuai dengan peraturan perundang-undangan bagi setiap warga negara dan penduduk atas barang, jasa, dan/ atau pelayanan administratif yang disediakan oleh penyelenggara pelayanan publik. Menurut (Hardiyansyah, 2011) pemerintah sebaagi penyelenggara pelayanan publik harus dapat memberikan pelayanan umum yang diberikan pemerintah terbagi menjadi tiga kelompok yaitu:

1.      Pelayanan Administratif

Pelayanan administratif mengacu pada bentuk pelayanan yang diberikan dalam bentuk dokumen yang dibutuhkan oleh masyarakat, seperti: Pembuatan kartu tanda penduduk (KTP), sertifikat tanah, akta Kelahiran, akta kematian, buku pemilik kendaraan bermotor (BPKB), Surat Tanda Nomor Kendaraan Bermotor (STNK), Izin Pembangunan gedung (IMB), paspor, dll.

2.      Pelayanan Barang

Pelayanan barang merupakan bentuk layanan yang menghasilkan berbagai bentuk / jenis barang yang dibutuhkan oleh masyarakat, misalnya: Jaringan telepon, listrik, air Bersih.

3.      Pelayanan Jasa

Pelayanan jasa adalah layanan yang menghasilkan segala macam bentuk jasa yang dibutuhkan masyarakat, seperti pendidikan Sekolah menengah atas, pemeliharaan kesehatan, administrasi Transportasi, layanan pos, sanitasi lingkungan, persampahan, drainase, Jalan dan trotoar, penanggulangan bencana: banjir, gempa bumi, gunung Wabah, kebakaran, layanan sosial (asuransi atau penjaminan emisi Jaminan Sosial / Sosial).

Pelayanan publik sendiri merupakan salah satu elemen penting dalam penyelenggaraan pemerintahan yang berorientasi pada kesejahteraan masyarakat/publik. Sehingga pemerintah sebagai penyedia layanan publik wajib untuk mengoptimalkan pelayanan yang diberikan kepada pelanggan untuk mendapatkan pelayanan yang berkualitas. Salah satu faktor pendukung pelayanan publik adalah sistem informasi yang digunakan.

Saat ini telah banyak instansi yang telah memanfaatkan perkembangan teknologi untuk penyelenggaraan pelayanan publik di berbagai instansi. Pelayanan publik berbasis digital harus didorong dengan melakukan inovasi, sehingga pelayanan dapat selalu berkembang. Pemerintah buat atau pemerintah daerah seharusnya muali meninggalkan pelayanan konvensional, hal ini karena pelayanan konvensional selalu antri dan berbelit-belit. Sehingga pelayanan publik harus mulai berkembang dan meninggalkan pelayanan konensional. Dengan adanya pelayanan berbasis digital banyak manfaat yang akan diperoleh baik oleh instansi penyelenggara pelayanan publik maupun mayarakat sebagai penerima pelayanan. Dengan penerapan pelayanan berbasis digital maka akan menghemat biaya dan waktu pelaksanaan pelayanan instansi dapat menghemat penggunaan kertas, masyarakat tidak membutuhkan waktu yang lama untuk mengantri, permintaan masyarakat dapat di proses secara cepat dan tepat. Jadi melihat manfaat yang diberikan dengan adanya perkembangan teknologi dan informasi maka pemerintah harus mampu memanfaatkan peluang ini untuk meningkatkan pelayanan publik sehingga dapat meningkatkan kualitas pelayanan oleh instansi pemerintah baik pemerintah pusat maupun pemerintah daerah sehingga dapat meningkatkan kepuasan pelanggan.

Kantor Balai Desa Mlilir Kecamatan Bandungan Kabupaten Semarang merupakan salah satu intansi yang memiliki peran untuk memberikan pelayanan kepada masyarakatnya. Proses pelayanan yang diberikan oleh Kantor Balai Desa Mlilir berupa pelayanan barang, jasa dan pelayanan administratif. Pelayanan administratif merupakan pelayanan yang berupa penyediaan dokumen yang dibutuhkan oleh masyarakat. Contohnya yaitu surat pengantar pembuatan KTP, Akta Kelahiran, Kartu Keluarga dan lain-lain. Dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat setempat perangkat desa masih menggunakan pendataan secara manual. Artinya proses pendataan masyarakat yang datang ke Kantor Balai Desa Mlilir masih dilakukan atau dicatat pada buku besar serta tidak ada sistem pengarsipan data-data yang dibutuhkan penduduk. Pelayanan di Desa Mlilir, yang ada di Kecamatan Bandungan, belum dapat memanfaatkan teknologi informasi secara maksimal. Sehingga masih terdapat kendala-kendala yang dihadapi dalam pelaksanaan pelayanan kepada masyarakat Desa Milir. Pelayanan yang diberikan oleh Kantor Desa Mlilir masih belum dapat berjalan secara efektif dan efisien. Hal ini disebabkan karena proses pencatatan data yang dilakukan oleh Kantor Desa Mlilir masih dilakukan secara manual oleh petugas bagian pelayanan.

Masalah yang timbul dari pelayanan administrasi di Kantor Desa Mlilir saat ini adalah  proses pelayanan membutuhkan waktu yang cukup lama, masyarakat harus mengantri dengan wkatu yang cukup lama untuk mendapatkan pelayanan yang diinginkan belum lagi nanti menunggu kepala desa untuk memberikan tanda tangan pada dokumen yang dibutuhkan oleh masyrakat. Kemudian mempersulit petugas karena harus menyiapkan tempat atau ruang penyimpanan yang lebih luas karena dalam pencatatan data masyarakat yang datang untuk mendapakan pelayanan petugas pelayanan tidak hanya menggunakan satu buku untuk melakukan pencatatan atau pendataan data diri, namun lebih dari satu buku yang dikelompokan berdasarkan kebutuhan masyarakat.

Dengan adanya permasalahan yang telah di uraikan diatas maka harus ada solusi yang tepat, kelurahan harus memiliki inovasi untuk mengembangkan pelayanan administrasi menjadi lebih baik. Salah satu cara yang dapat dilakukan yaitu dengan memanfaatkan teknologi yang telah tersedia.  Kantor balai desa dapat menggunakan atau membuat sistem informasi pelayanan administrasi, Sistem Informasi adalah rangkaian kegiatan yang meliputi penyimpanan dan pengelolaan informasi serta mekanisme penyampaian informasi dari penyelenggara kepada masyarakat dan sebaliknya dalam bentuk lisan serta disajikan secara manual ataupun elektronik (Rizky Pratama:2012). Sistem informasi pelayanan administrasi digunakan untuk membantu proses pelaksanaan pelayanan administrasi, khusunya penyimpanan data penduduk yang mendapatkan pelayanan di Kantor Balai Desa Mlilir, Kecamatan Bandungan dengan memanfaatkan program aplikasi Microsoft Access 2010.

Microsoft Access 2010 merupakan program aplikasi yang berguna utnuk membuat,mengolah, dan mengelola database. Database sendiri merupakan kumpulan arsip sata yang berbentuk tabel yang saling relasi atau berhubungan sehingga dapat menghasilkan informasi. Microsoft Access ini digunakan untuk membuat basis data, program aplikasi sederhana dan sebagainya. Dengan adanya program Microsoft Access ini dapat menghemat waktu dan tenaga kemudian mempermudah pelaksanaan suatu pekerjaan yang terasa berat dan melelahkan.

Adanya permasalahan yang terjadi pada proses pelayanan administrasi di Kantor Desa Mlilir, yaitu pada proses pencatatan yang masih dilakukan secara manual maka penulis tertarik untuk membuat Sistem Pelayanan Administrasi Desa (SIPADES) dengan memanfaatkan program aplikasi Microsoft Access 2010. Dengan menggunakan aplikasi pelayanan administrasi desa ini penulis bermaksud untuk menerapkan sistem pelayanan diterapkan pada Kanto Desa Mlilir, Kecamatan Bandungan, Kabupaten Semarang.

Desain dari sistem pelayanan administrasi desa ini adalah sebagai berikut:

Field Name	Data Type	Field Properties
Tanggal	Date	Long Date
Nomor KK	Number	Long Integer
NIK	Number	Long Integer
Nama Lengkap	Text	50
Tempat, Tanggal Lahir	Text	Long Integer
Jenis Kelamin	Text	50
Agama	Text	50
Alamat	Text	50
No. HP	Number	Long Integer
Status	Text	50
Keperluan	Text	100

 

B.     Rumusan Masalah

Apa saja identifikasi kebutuhan yang ada di dalam pelayanan administrasi di Kantor Balai Desa Mlilir, Kecamatan Bandungan?

C.    Tujuan Identifikasi

Mendiskripsikan masalah atau kebutuhan dalam database pelayananan administrasi di Kantor Balai Desa Mlilir, Kecamatan Bandungan

D.    Manfaat Data Base Pelayanan Penduduk Desa Mlilir

Aplikasi sederhana ini memiliki beberapa manfaat yaitu sebagai berikut:

a.       Agara data penduduk yang mendapatkan pelayanan dapat terarsipkan dengan baik

b.      Proses pelayanan administrasi di Desa Mlilir dapat dilaksanakan dengan baik dan cepat.

c.       Memeudahkan pencarian informasi data penduduk

d.      Menciptakan administrasi kependudukan yang lebih baik

E.     Rencana Rancangan Aplikasi Data Base Pelayanan Administrasi Desa Mlilir

Aplikasi database pelayanan administrasi merupakan aplikasi sederhana untuk pencatatan data masyarakat yang mendapatkan pelayanan administrasi seperti pengurusan surat-surat yang dibutuhkan masyarakat serta memudahkan penyimpanan data masyarakat. Tujuan dari aplikasi ini yaitu agar Kantor Balai Desa Mlilir mudah dalam mengurus administrasi pelayanan administrasi masyrakat Desa Mlilir.

Aplikasi Pelayanan ini berisi menu sebagai berikut:

a.       Surat Keterangan

·         Surat Keterangan Tidak Mampu

1.      Tambah Data Penduduk

2.      Lihat Surat Cetak

·         Surat Keterangan Domisili

1.      Tambah Data Penduduk

2.      Lihat Surat Cetak

b.      Surat Pengantar

1.      Tambah Data Penduduk

2.      Lihat Surat Cetak

c.       Surat Permohonan

1.      Tambah Data Penduduk

2.      Lihat Surat Cetak

 

Keterangan :

1.      Tambah Data Penduduk

Berfungsi untuk melakukan pembaruan data penduduk yang telah ada atau menambahkan data penduduk secara keseluruhan.

2.      Buat Surat

Menu Buat Surat ini digunakan untuk pelayanan bagi masyarakat yang membutuhkan surat dari Kelurahan, dimana pelayanan surat terdiri dari:

a.       Surat Keterangan merupakan surat berisi informasi resmi tentang status / kondisi seseorang / barang yang dikeluarkan oleh seorang pejabat otorisasi. Biasanya seperti surat keterangan tidak mampu, surat keterangan kematian, surat keterangan lahir, surat keterangan domisili, surat keterangan pindah dan sebagainya.

b.      Surat Pengantar Merupakan surat resmi yang dibuat dan dialamatkan  kepada seseorang atau pejabat yang berguna untuk mengantarkan surat, dokumen, barang, dan lain sebagainya. Contoh dari surat pengantar di kelurahan yaitu surat pengantar untuk membuat KTP, SKCK di kecamatan dan lainnya.

c.       Surat Permohonan merupakan dokumen formal yang biasa digunakan untuk mengajukan suatu kepentingan tertentu. Contohnya yaitu surat permohonan izin, pengajuan bantuan dan sebagainya.

 

 

 

F.     Hasil Identifikasi Kebutuhan

Tanggal	No. KK	NIK	Nama Lengkap	Tempat, Tgl Lahir	Jenis Kelamin	Agama	Alamat	No. HP	Status	Keperluan

 

Keterangan:

1.     Tanggal digunakan untuk memudahkan dalam mengarsip surat yang dibutuhkan masyarakat berdasarkan sistem tanggal.

2.      No. KK digunakan untuk memudahkan mengecek identitas keluarga pada Kartu Keluarga.

3.   NIK, digunakan sebagai kunci akses penduduk untuk mendapatkan pelayanan berdasarkan kebutuhan masyarakat.

4.      Nama Lengkap, digunakan sebagai identitas diri penduduk

5.      Tempat. Tanggal Lahir, digunakan untuk mengetahui usianya

6.      Jenis Kelamin, digunakan sebagai pembeda penduduk yang memiliki kesamaan dalam nama namun jenis kelaminnya berbeda.

7.      Alamat, digunakan untuk mengetahui tempat tinggal penduduk

8.     Status, digunakan untuk mengetahui status penduduk saat ini apakah masih pelajar, pegawai, pedangang dan sebagainya.

9.      Keperluan, digunakan untuk menentukan jenis surat yang dibutuhkan oleh masyarakat.

Referensi :

Arsim. (t.thn.). Pengaruh Pelayanan Administrasi Kependudukan oleh Perangkat Desa Terhadap Kepuasan Masyarakat di Desa Matenggeng Dayeuhluhur Kabupaten Cilacap .

Hardiyansyah. (2011). Kualitas Pelayanan Publik. Yogyakarta: Gava Media.

Hari Harsono, H. S. (2019). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kelurahan Pada Kelurahan Pasar Baru Kota Tangerang. Journal of Technology Information, 5(2).

Rizky Hersya Pratama, d. (2012). Pelayanan Publik Berbasis Teknologi (Tik), Elektronik Rukun Tetangga/Rukun Warga (E-Rt/Rw) Di Kelurahan Ketintang Kecamatan Gayungan Pemerintah Kota Surabaya . Jurnal Administrasi Publik.

Supriatna, E. A. (2017, Maret). Perancangan Sistem Informasi Administrasi Kependudukan Sebagai Pengembangan Egoverment. Prosiding Seminar Ilmu Komputer dan Teknologi Informasi, 2(1).